براي هر كاروان متناسب با تعداد زائرانش افرادي ماموريت پيدا مي‌كنند كه كار خدمتگزاري به زائران را از ابتداي زمان ثبت نام تا برگشت از سفر انجام دهند. در حج تمتع سال جاري نيز تعداد و مسئوليت عوامل كاروان شكل جديد يافت و ضمن تقليل تعداد عوامل متناسب با ميزان اتوبوس در اختيار كاروان، نيروهاي اجرايي براي كاروان در نظر گرفته شده است. 
براي كاروان ۳۸۰۰۵ كه ۱۳۰ نفره مي‌باشد. ۴ نفر به عنوان عوامل كاروان انتخاب شده‌اند كه عبارتند از:


نام و نام خانوادگي

سمت در كاروان

عكس

احمد خواجه نژاد مدير

موسي شاكري روحاني

حسينعلي پهلواني معاون

عبدالحميد حقيقت نيا مامور پذيرايي
نرجس ابراهيمي فرد معينه