الف) پیش از سفر

• دریافت حکم و دستورالعمل‌های مربوط به ثبت نام و مطالعه دقیق آنها.
• انتخاب دفتر محل ثبت نام و آماده کردن امکانات و ابزار مورد نیاز برای دفتر.
• انجام تبلیغ برای اطلاع زائران و اعلام محل دفتر ثبت نام.
• انتخاب  اولیه عوامل کاروان برابر دستورالعمل و مذاکره با آنان و توجیه کامل آنان درباره دستور العمل  و شرایط ثبت نام و همچنین مراحل انتخاب عوامل و اینکه مراحل نهایی انتخاب عوامل پس از طی شدن دوره های آموزشی ، آزمون و مصاحبه توسط سازمان حج خواهد بود.
• تهیه اوراق مورد نیاز ثبت نام از جمله فرم ثبت نام موقت، رسید مدارک، پاکت نگهداری مدارک و ...
• انتخاب پزشک و مذاکره با وی برای انجام امور مربوطه برابر دستورالعمل سازمان پزشکی حج.
• جلسه با عوامل کاروان برای برنامه ریزی و تقسیم کار در روز ثبت نام.
• تهیه امکانات پذیرایی، فرهنگی و تبلیغی برای روز ثبت نام.
• آغاز ثبت نام در روز مقرر برابر دستورالعمل ثبت نام و ثبت اطلاعات زائرین در سامانه ثبت نام به همراه کنترل دقیق مدارک .
• دریافت مدارک مورد نیاز ثبت نام از زائران و دادن رسید به آنان و نگهداری مدارک در پاکت مخصوص هر زائر.
• معرفی زائران به پزشک کاروان جهت معاینات لازم و ثبت اطلاعات پزشکی افراد دارای استطاعت جسمی.
• کنترل دقیق سلامت جسمی  زائران خصوصا در زمینه عدم اعتیاد به مواد مخدر با همکاری پزشک.
• معرفی زائران بیمار که استطاعت جسمی آنان مورد تردید پزشک است به کمیسیون پزشکی حج جهت تعیین وضعیت.
• صدور فیش ما به التفاوت هزینه های اصلی برای زائران و پیوست کردن فیش اصلی به فیش صادر شده و هدایت زائرین به بانک برای واریز وجوه مابه التفاوت.
• معرفی عوامل به سازمان حج جهت تایید.
• انتخاب روحانی، معین یا معینه و معرفی به سازمان جهت ثبت در سامانه.
• انتخاب محل آموزش زائران.
• تنظیم جدول برنامه آموزش زائران به اتفاق روحانی کاروان و اعلام جدول زمانبدی جلسات به زائران کاروان.
• برنامه ریزی و انجام فعالیت های فرهنگی برای جلسات آموزش مناسک.
• تعیین سر فصل های موارد قابل ارائه در جلسه و بیان آنها با استفاده از امکانات سمعی و بصری.
• تهیه لیست اقلام پذیرایی از زائران در جلسات آموزش مناسک به تفکیک هر جلسه.
• هماهنگی برای تصویر برداری از جلسات.
• انتخاب نمایندگان مالی کاروان و برگزاری جلسه توجیهی برای آنان.
• انتخاب نمایندگان شورای فرهنگی کاروان.
• برگزاری اولین جلسه شورای فرهنگی کاروان.
• هماهنگی و دریافت وقت از هلال احمر  برای حضور در جلسات زائران و تزریق واکسن.
• دریافت گذرنامه زائران و ثبت اطلاعات آنان در سامانه.
• تقسیم بندی زائران در گروههای 12 نفر و مشخص شدن سر گروه و رابط گروه و توجیه  نوع همکاری آنها
• برنامه ریزی برای جلسه ویژه ماه مبارک رمضان و افطار زائران با حضور مسئولان شهرستان
• دعوت از مهمانان ویژه و زائران برای سخنرانی در جلسات مناسک
• آماده ساز ی و چاپ یک شماره نشریه در ایران
• برنامه ریزی برای مسابقات فرهنگی از جمله مسابقه کتابخوانی با موضوع معارف حج و مسابقه از مباحث گفته شده در جلسه مناسک حج
• آماده سازی امکانات تبلیغی و فرهنگی برای عربستان

ب) گروه پيشرو در مدينه و مكه

• معرفي خود به  مدير مجموعه و هماهنگي با ايشان
• تحويل گرفتن امكانات لازم و حواله‌ها
• كنترل اتاق‌ها و تجهيزات موجود و تأسيسات
• نصب تابلو و علائم لازم براي راهنمايي زائران
• تقسيم بندي اتاق‌ها و اعلام آن به ابران(ايميل)
• مشخص كردن انبار، مطب و ساير بخش‌ها...
• كنترل و مشخص كردن چگونگي سرو غذا زائران و سالن غذاخوري
• كنترل سالن اجتماعات و امكانات مورد نياز
• خريد ميوه و ساير امكانات مورد نياز
• چك كردن اينترنت هتل و رفع مشكلات
• تهيه پرده حائل بين بخش زن‌ها و مردها در صورت لزوم
• هماهنگي براي اتوبوس طواف اول
• هماهنگي براي اتوبوس زيارت دوره‌ مكه و مدينه


ج) برنامه‌هاي اجرايي كاروان در عربستان مكه و مدينه

• تزئين محيط هتل با امكانات تبليغي و راهنما
• برنامه‌ريزي براي اولين حضور در حرم
• برنامه‌ريزي زيارت دوره(مكه و مدينه)
• برنامه‌ريزي براي ايام تشريق و توجيه عوامل و زائران
• برنامه‌ريزي براي مسائل مالي و اعتباري در نظر گرفته شده
• برگزاري جلسات منظم با زائران و عوامل
• برگزاري جلسه شوراي فرهنگي
• برگزاري جلسه با ياوران حجاج
• تذكر به زائران براي جمع كردن سنگ در مكه
• هماهنگي براي تهيه كاميون حمل بار زائران
• تهيه بليت و تك بار زائران
• دريافت كوپن قرباني زائران
• انجام امور حسابداري و مالي كاروان(روزانه)

د) برنامه‌هاي اجرايي كاروان براي حركت از مدينه به سمت مكه مكرمه

• هماهنگي با مدير مجموعه و ساير كاروان‌ها براي حركت از هتل
• مراجعه به مكتب براي چك كردن گذرنامه‌ها
• هماهنگي براي تحويل گرفتن اتوبوس
• گرفتن مقداري آب، موادغذايي، ميوه، آب ميوه، و يخ براي اتوبوس‌ها
• پوشيدن لباس احرام در هتل و عزيمت به مسجد شجره حدود ساعت 3 عصر
• چك كردن اتاق‌ها براي اطمينان از جا نماندن وسايل
• حضور در مسجد شجره يك ساعت قبل از مغرب
• دريافت شام و توزيع آن بين زائران
• ورود به مكه و مركز استقبال و مراجعه به محل سكونت (دريافت رسيد گذرنامه)

ه) برنامه‌هاي اجرايي كاروان در ايام تشريق(عرفات، مشعر و مني)

• تهيه ليست كامل تجهيزات و تداركات مورد نياز ايام تشريق
• اخذ تصريح ايام تشريق
• تحويل گرفتن چادرهاي منا و عرفات
• انتقال لوازم مورد نياز منا و عرفات به چادرها
• نصب تابلو راهنمايي كاروان
• هماهنگي براي زمان دقيق مراجعه اتوبوس و انتقال زائران
• تذكر به زائران براي آماده كردن وسايل مورد نياز ايام تشريق
• محرم شدن زائران در هتل
• تحويل گرفتن پول و اشياء قيمتي زائران و نگهداري در صندوت امانات
• اطمينان از قفل بودن درب اتاق و تحويل كليدها به هتل
• حركت به سمت عرفات و استقرار در چادرها
• اجراي برنامه ويژه دعا و مناجات شب عرفه
•  شركت در مراسم برائت و دعاي عرفه
• حركت از عرفات به مزدلفه برابر جدول اعلام شدن سازمان
• استقرار در مشعر و تلاش براي جمع كردن زائران در يك نقطه
• انتقال خانم‌ها و وقوف اضطراري به منا و انجام رمي جمره خانم ها
• انتقال لوازم زائران به چادرها با وانت
• رفتن به قربانگاه براي هماهنگي قرباني
• برنامه‌ريزي وضعيت تغذيه و توزيع غذا در ايام تشريق
• برنامه‌ريزي براي ساعت رفتن به جمرات با توجه به موقعيت و شرايط
•  برنامه‌ريزي براي رفتن به مكه و انجام اعمال با توجه به موقعيت و شرايط
• برنامه‌ريزي براي روز دوازدهم و حركت به سمت مكه با توجه به موقعيت و شرايط.

برنامه‌هاي اجرايي كاروان در حركت از مكه به فرودگاه جده

• هماهنگي براي زمان دقيق پرواز و حركت از جده
• مراجعه به مكتب و چك كردن گذرنامه‌ها
• تقسيم بندي زائران در صورت شكسته‌شدن پرواز
• هماهنگي براي نحوه تحويل دادن بار زائران
• هماهنگي براي اتوبوس انتقال زائران
• تهيه آب و تداركات لازم بين راه فرودگاه
• كنترل نهايي زائران و پيگيري مشكلات احتمالي


فعاليت‌هاي فرهنگي ثابت روزانه

برنامه‌هايي كه در مدينه منوره و مكه مكرمه بطور ثابت هر روز غير از ايام تشريق اجرا مي‌گردد:

• حضور مداوم در مسجدالنبي(ع) و مسجدالحرام و اقامه نمازهاي پنجگانه در اين اماكن مقدسه
• برگزاري جلسات آموزشي زائران
• جلسات قرائت قرآن و ختم قرآن به صورت گروهي
• ارتباط مستمر با نشريه زائر توزيع نشريه و ارسال اخبار و مطالب زائران
• جلسات آشنا شدن زائران با اماكن زيارتي
• راه‌اندازي كتابخانه كاروان
• كنترل اعمال زائران توسط روحاني و دستيار و تكميل دفترچه مربوط


فعاليت‌هاي فرهنگي متناسب با رخدادهاي ايام موسم حج

• برنامه‌ريزي‌ براي حضور با معنويت در اولين حضور زائران در مسجدالنبي
• برنامه‌ريزي براي حضور پرمعنويت در بقيع
• حضور مداوم در اتاق زائران براي كنترل قرائت نماز و احكام زائران
• برگزاري يك همايش
• برگزاري مراسم مناسبتي
• نصب تابلو حديث و شعار روزانه و نكته اخلاقي
• قرائت يك جزء قرآن
• برگزاري مراسم شبي با قرآن
• توزيع كارت اطلاعات فرهنگي
• چاپ يك شماره نشريه
• برنامه‌ريزي براي حضور زائران در مراسم دعاي كميل بين الحرمين


فعاليت‌هاي فرهنگي با توجه به مناسبت‌ها در مكه مكرمه

• قرائت روزانه يك جز قرآن
• برگزاري 2 ـ 3 همايش
• برگزاري مراسم تجليل از ايثارگران و شبي با خاطره
• برپايي نمايشگاه فرهنگي و آثار هنري خانواده‌ها و آثار فرهنگي شهداء
• چاپ 2 شماره نشريه
• توزيع كارت اطلاعات فرهنگي
• برگزاري مراسم ويژه جشن بندگي
• برگزاري مراسم مناسبتي
• برگزاري مسابقه كتابخواني
• تجليل از جوان‌ترين و مسن‌ترين زوج كاروان
• برنامه ‌ريزي براي زيارت دوره
• برگزاري مراسم دعاي كميل
• برنامه فوق‌العاده براي بازديد از غار ثور،حرا،  حديبيه، شهداي فخ، موزه مكه، مركز چاپ قرآن و ...

فعاليت‌هاي فرهنگي در ايام تشريق

• مراسم ويژه شب عرفه در عرفات
• قرائت يك جزء قرآن در عرفات
• حضور در مراسم ويژه برائت از مشركين
• حضور در مراسم دعاي عرفه
• مراسم ويژه شب مشعر
• مراسم وداع در مدينه و مكه

فعاليت‌هاي فرهنگي متناسب با رخدادهاي ايام موسم حج
( قبل از سفر)

• برگزاري حداقل 10 جلسه آموزش براي زائران
• برقراري رابطه دوستانه و عاطفي بين زائران
• ضيافت افطار با حضورهمه زائران
• برگزاري مسابقه فرهنگي خانواده زائران
• تهيه امكانات و ابزارهاي تبليغي مناسب
• چاپ يك شماره نشريه داخلي
• توزيع اقلام فرهنگي مخصوص زائران